预热国际档案日,旭辉用SEAS提交答卷!

近日,旭辉集团电子档案管理系统项目(一期)实现正式上线,在国际档案日即将到来之际,旭辉集团将用更加智能的东软智能档案管理系统转变传统业务模式,开启旭辉集团档案数字化建设三年计划,步入智能化管理新纪元。 

传统的档案管理模式无法支撑业务运营的发展

旭辉集团作为一家以房地产开发为主营业务的综合性大型企业集团。成立近20年,上市后成长为中国房企的“优等生”,但是档案业务还处于传统手工模式,档案管理存在档案类型不全、档案管理不规范、库房设备短缺、档案服务较差、档案人员较少、总部制度下推效果不理想等不规范的情况,档案也已无法支撑公司运营发展。 

用更加智能、灵活的SEAS系统实现信息化转型

东软结合多年在房地产领域档案信息化建设的经验,用更加智能、更加灵活的SEAS系统,帮助旭辉集团进行档案管理业务的信息化转型。

通过十大类档案库建设、四层级组织架构设计、权限划分,实现总部与各区域集团的档案信息化规范管理。实现档案业务洗牌,重整档案管理秩序,将档案业务进行全流程的优化,从而实现各环节的工作效率的提升。 

因为专业,所以不同

作为地产公司,旭辉各区域集团主要管理项目档案,SEAS系统建设基建档案库对项目档案进行管理。结合项目档案管理分阶段、周期长等特点,设计了自定义目录等功能,为档案资源增加归属阶段属性标签。系统可以将汇总与单个项目相关的招标、勘察、设计、施工、监理等单位工程档案。以单个工程项目的档案为一个有机联系体进行立卷、归档,保证其成套性和不能分散性。 除了项目档案管理,本次系统还在易用性、安全性、专题性等方面进行加强: 

易用性:档案整理业务流程简化、将整理与收集进行流程融合实现灵活跳转。

安全性:档案利用中,增加用途水印填写与显示,增强安全控制。 

专题性:为领导层会议报告、指导视频等珍贵资源开辟档案库,并进行权限管控。 

开放的集成架构,将档案管理纳入集团信息链

本项目将打造全阶段深化的集成架构,涉及至文件归档、信息同步、常规操作、利用服务等场景,与业务类系统、财务类系统、人事类系统、OA系统、项目主数据系统、钉钉等7大类外围系统达到深度集成业务联动的效果,真正将档案业务融入集团信息链条。

东软集团在地产行业档案信息化具有丰富的经验,通过服务旭辉地产、富力地产、华润置地、河南建业等优秀的地产客户,实现业务与产品的不断优化与升级,希望助力客户进一步加强对档案工作的落实、监督、把控,实现系统与管理制度能紧密结合,实现高效、科学、规范,跨地域、跨机构的统一企业级档案管理系统。

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