过试点、降成本、单套制,天音高分交答卷!

近日,浙江天音管理咨询有限公司(以下简称“天音公司”)电子招标投标交易平台形成电子文件归档与电子档案管理项目验收会在国家档案局蔡盈芳处长主持下顺利召开,经过专家评审,项目验收正式通过!这是东软与天音公司共同提交的满意答卷,也是东软与浙能集团十余年合作历程中的又一试点!

再报试点,延续典范

2018年12月,国家档案局办公室发文批准(档办函﹝2018﹞373号),同意天音公司成为国家级企业电子文件归档和电子档案管理第二批试点单位,项目名称为电子招标投标交易平台形成电子文件归档和电子档案试点项目。这是浙能集团在总部通过试点后的第二次申报。

秀木于林,光合聚集

作为浙江省首批推进电子招投标创新试点之一,浙能集团电子招标投标交易平台实现招标流程规范化、招投标文件标准化、评标过程精细化、监督网络一体化、数据采集分析科学化的全过程电子化管理。本次项目出于企业自身战略发展要求,从业务与管理角度出发,通过完成电子招标平台向电子档案系统的自动归档,实现电子招标全过程单套制归档模式,从而实现企业降本增效,提升档案管理水平;为招投标电子档案管理的研究和推广起到示范作用。

合力攻坚,敢迎风霜

项目建设并非轻而易举,特点不同的两个平台的对接方式;招投标系统中大文件传输的稳定性、及时性;接口传输的安全性,数据质量等都直接影响着电子档案的权威性与凭证价值。问题如果无法得到解决,不仅试点工作无法推进,档案业务面临海量电子信息超负荷管理的困境。

项目自获批立项后,由天音公司由总经理挂帅,东软积极派出专家技术队伍与天音公司、招投标系统公司密切配合组成固定团队,进行系统的开发调试部署。期间得到了浙江省档案局以及浙江省能源集团的高度重视和大力支持。

硬实力才有好成绩

在经过需求调研,与档案专家多轮研讨,充分考虑两个平台的自身特点结合系统性能等影响,东软最终敲定技术实现方式,实现系统对接的技术方案,确保跨系统业务的连续性、大文件传输的稳定性与及时性、接收数据的合规性、档案全生命周期的安全性等。同时,天音公司还形成了《电子招投标档案元数据规范》《电子招投标档案四性保障方案》《电子招投标档案目录规范》以及电子招标档案管理制度等一应成果材料。

成效,立竿见影

本项目作为全流程电子招标的创新和深化,主要解决天音公司电子招投标系统中电子文件归档和电子档案管理问题,全部招投标过程文件采用电子件归档,全面推行电子招标全过程单套制归档模式,完全摈弃纸质文件。为企业资源的节约利用做出贡献,当前累计标段数9000多个,制作成纸质档案约需45000卷225000件,占用空间巨大,电子化存储后,完美的解决了存储的问题。此外,试点项目解决了档案在线分发移交的问题,不仅避免了线下档案分发移交过程中偶尔存在个别材料不全的问题,而且大大提高了移交的工作效率。

随着招标业务等前端各项业务量的不断提升,相关电子化档案数量也不断增多,不论在档案的保存、利用、管理等各方面,纸质档案的弊病也日渐凸显,传统的管理模式不符合现代档案管理发展要求。本项目在试点过程中形成了规范,总结了经验,为业务系统/平台的全流程发展指引了方向,东软希望将这些经验分享推广给更多有优化归档方式、保障数据质量、降低管理成本,向单套制模式转型需求的客户!

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