建设锻造城建档案的个性化管理——访榆林市城建档案馆副馆长徐建雄

一座城市成长的点点滴滴,一个人甚至一群人都没办法说的全面清晰。而城建档案作为记忆城市建设、规划的载体,记录了城市的成长史,也为城市工程建设、运营管理、养护维修等提供重要依据。社会发展和科技进步对城建档案管理的方式和手段提出了更多、更高、更新的要求。城建档案馆在档案管理工作中面临巨大挑战,急需一套科学、合理、高效、现代化的管理方式,以适应城市发展建设的需要。

面对海量高新技术的出现和如火如荼的信息化建设热潮,城建档案管理正在经历从实体管理到信息管理的演变。

在新形势下,城建档案如何科学发展,以适应现代化社会和科技发展的需要,更好的为城市建设和管理服务,是城建档案馆面临的巨大挑战。“原来,我们的档案管理处在传统的手工管理阶段,信息检索速度慢、查全率和准确率低、档案资源无法共享。这给我们的工作开展和服务效果带来很大影响。”榆林市城建档案馆副馆长徐建雄在接受畅享网记者的采访时谈到。

据了解,引入档案管理系统前,榆林市城建档案馆采用传统手工管理档案。档案手动分类、人工编号、人工检索查找档案,档案资源无法共享。然而,在科技迅猛发展的今天,这种单纯依靠传统手工管理的方式已无法满足城建档案管理发展、使用的需要。榆林市城建档案馆急需一套专业、功能强大、自主灵活的电子档案管理系统,以便于更有效的对城建档案进行管理,最大程度的实现城建档案的服务利用和共享。

“我馆很早就意识到城建档案信息化是大势所趋,势在必行。我们在信息化建设方面也做过一些尝试,希望利用信息系统解决档案管理中遇到的一些问题,但由于效果不理想,信息化建设一直没能开展起来。后来我们馆通过网络、参观学习等途径了解到几家国内知名档案管理软件厂商的产品还不错,馆里就开始了信息化建设软件的选型。”徐建雄说。
榆林市城建档案馆在决定启动信息化建设之后,开始积极寻求合作伙伴,邀请多家档案管理软件厂商做产品演示,探讨软件对榆林市城建档案管理个性化需求的支持程度和实现能力。经过一系列的交流、比对,最终选择了东软的SEAS产品。对于缘何选择东软的产品,徐建雄说:“首先,东软的产品在业内评价比较高,而且在档案馆信息化建设上,有成功的案例。其次,东软有较强的开发实力,可以根据我们的需求进行定制化的开发。再次,东软的售后服务比较好,能及时满足我们的需求。最后,东软有20多年档案管理经验,能深挖客户需求,站在客户的角度上,为客户打造功能强大、扩展性强、安全可靠的档案管理系统。”
解决问题 全而细

引入东软产品之前,榆林市城建档案馆采用人工分类、人工整理和管理的方式,档案检索效率低,查找速度慢,无法对城建档案进行快速有效的管理,降低了城建档案为社会大众服务的质量。

据了解,东软档案管理软件还为榆林市城建档案馆提供收发文件管理和归档查询等多项功能,支持榆林市城建档案馆个性化需求,如:按规则批量挂接、自动提取流水号、自动获取档案分类等自动化业务处理功能;批量接收、大容量移交归档、断点续传等大批量档案业务处理功能;打印输出防伪标识、高效档案检索及声像档案的管理和利用等。并搭建了东软的B/S架构的系统,实现馆内录入到系统中的档案可以通过内网实现共享利用,馆内外需要查询档案的工作人员也可以通过网络进行档案在线查询、利用。与此同时,档案使用人员需要通过系统提供的人员权限功能,才能进行相关查阅使用,很好的控制了档案利用的范围,保证了档案利用的合法性和安全性。

徐建雄表示:“东软借助高效、可靠的数据库技术,对我们的档案数据按类别进行存储,实现自动化业务处理以及在线电子档案利用,从根本上解决了传统档案管理方式存在的效率问题。”

引入了东软档案管理软件之后,榆林市城建档案馆在利用计算机软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用方面,取得了重大的进展。建立了馆藏档案目录数据库,实现了对纸质档案、声像档案尤其是使用率较高及较为珍贵的档案的有序数字化处理。徐建雄说:“目前档案的录入、查询、查找工作都能做到及时有效。客户询问相关档案,若没有电子记录,意味着当时办理接收时,他们就没有提交,而不用担心是否因为馆内管理不善而造成的遗失。”

信息化给榆林市城建档案馆带来了巨大的变革,数字化、现代化、标准化、专业化的档案管理,既把业务人员从繁琐、复杂的档案工作中解脱出来,又实现了档案资源最大化的共享和利用,让档案利用人员能高效、便捷的利用档案,实现了档案管理和服务质量的双赢。

文章出处: 畅享网 http://www.vsharing.com/k/2012-11/671389.html
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