东软钱程:打造档案管理的全过程管理

文档作为企业的一种信息资源,是企业生产、技术、科研、创新和经营等活动的真实记录,在企业管理的各方面,发挥着积极的作用。因此,规范化、科学化的档案管理,成为企业必须做好的一项基础性工作。如何建立一套适合本公司业务特点,体现公司规范化、科学化管理水平的档案体系,成为摆在众多企业面前的迫在眉睫的问题。尤其是随着自动化管理工具的成熟和普遍使用,企业对信息的控制,已经开始从库房管理模式转向资源管理模式,信息管理的要求和具体实施,已经渗透到企业活动的方方面面,企业迫切需要一套集大型数据库管理、网络存储于一体的用户文档管理系统,以适应企业在不断发展中产生的海量纸质、电子文档的管理需求。

企业档案管理弊端多

多年来,档案管理从最开始的手工管理到现在的电子数据管理,从单机版管理到网络版管理,从条目管理到现在的全文管理。档案管理技术不断进步的同时,企业对档案管理的要求也越来越多。”在谈到我国企业档案管理现状时,东软集团软件产品事业部SEAS咨询部部长钱程对畅享网记者说。

随着社会信息化和网络化的发展,各种企业已经越来越重视档案信息的管理和开发利用,企业的档案信息管理正在通向规范化和信息化,但是档案负责人的档案管理意识薄弱,档案工作得不到应有的重视;各部门分门别类管理、保存档案,造成档案的管理分散,不利于查找利用;文档电子化后,企业知识安全得不到有效的保护;企业内部电子文档分散在企业中各个独立的电脑中,很难避免人为的恶意删除及自然灾难的破坏等问题严重困扰着企业的档案管理者。

档案管理系统新突破

东软有着20多年的档案管理经验,SEAS更是东软凝聚了20年档案信息资源管理研究与实现成果的新一代的档案管理平台。”,在深入研究档案管理发展趋势,剖析客户需求的基础上,具有多年电子档案管理工作经验的钱程及其团队一直致力于为客户打造一套功能强大、扩展性强、安全可靠的档案信息资源管理系统。

据悉,档案管理系统是东软1991年成立后的第一个产品,20多年来,东软在档案管理系统的研发创新上从未间断。东软在档案管理标准的制定、档案管理系统的产品研发、档案管理先进技术的融合等方面,一直处于业内的领先地位。SEAS作为新一代的档案管理平台,既能满足传统纸质档案管理和电子档案”双轨制”管理模式,又兼顾传统立卷方式和一文一件立卷方式相结合的要求,能对企业档案进行实时的,从形成到或永久保存或销毁的全生命周期管理。

档案安全是关键

档案记录了企业的关键数据、业务信息,然而,当所有的企业知识都被放在系统中统一管理起来后,应用时该如何保证这些知识的安全性,也是企业在进行文档管理时,比较头疼的一个问题。”SEAS是唯一一个通过国家保密局安全测评的档案软件系统,唯一一个支持国产硬件平台的档案软件系统,唯一一个通过二十多年、数千家用户检验的安全产品。三个’唯一’是我们为客户的档案安全做出的承诺。”钱程说。同时,他还表示:SEAS采用一种可插拔的架构,这种架构优势在于不管系统新增任何功能,都不会影响底层平台的安全性;在权限上,SEAS支持所有的用户角色授权,数据库中的卷、电子文件都支持单独授权,甚至根据字段都可以实现授权,从而有效的避免资料外泄或者浏览者在没有权限时浏览到企业的机密文档;SEAS对每个文档的浏览都会有日志记载,包括何人何时浏览了何文件,都有详细记录,而且SEAS的登陆账号采用实名制,这对于重要电子文件的安全形成双重保障。一旦出现文档泄密事件,就可以锁定到个人。

SEAS通过用户权限及数据权限的双重管理,实现针对逐一条目、逐一附件精准控制;对保存的档案信息系统用户进行全面监控,对恶意获取或恶意操作行为进行报警,并及时向管理员发送报警信息,加强系统的安全性;对海量数据自动压缩存储和加密,提高数据存储效率及保密性;存储容量达到警戒线时,系统会通过EMail、短信方式自动发出报警;数据加密传输。充分保证了企业的文档安全。

直击客户管理难点

政府机关、企业集团是档案管理系统的主要使用者,在谈到政府机关与企业集团在使用SEAS的过程中,是否会有一些不同需求时,钱程告诉记者:”政府机关的档案更多的是文书和业务档案,以单纯的管理居多,而企业集团,则是看中电子档案管理系统能给企业创造的价值,以及能及时规避集团信息分散、无法共享的问题。”

政府机关每天都要接收很多纸质文件,这些文件经过复印、装订后,送给各级领导阅读批示,然后再交由相关部门助理办理存放。随着文件的增多,存储和查找成为政府机关面临的一大难题。SEAS针对政府机关工作流程的这一特点,在原档案管理系统的基础上进行扩充和细化,在电子文档管理的基础上,增加对纸质、胶片、磁带、光盘等的辅助管理,从而更好的管理政府机关的海量数据。而在快速检索查询方面,SEAS则能支撑相关人员进行组合检索、模糊检索、分类检索等检索方式,并可对检索结果进行操作,从而让企业相关人员能快速精确的找到所需的文档信息。

针对下级单位众多且地域分散的企业集团,SEAS在档案管理上实现数据、权限大集中式管理和分布式管理相结合的方式。”授予每个子公司、业务部门不同的管理权限,保证各级单位只能浏览各自的内容,若要跨部门、跨公司浏览,则需要总部的统一授权,以确保各公司不会越权混淆。”钱程补充道。

据悉,目前SEAS的主要客户有社保、电力、检察院、法院、档案局等,电信运营商、房地产、钢铁、汽车、船舶、军工等行业也是SEAS重点关注的对象。

社会信息化大潮的到来,让全面实现信息化管控成为企业面临的一大挑战。档案资料作为企业所有信息的载体,是企业生存、发展、进步的源泉。企业只有管理好、利用好本单位的档案资源,才能更好的为企业建设服务,才能使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

文章出处: 畅享网 http://www.vsharing.com/k/KM/2012-9/A665322.html
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